Wprowadzenie pracy zdalnej - obowiązki po stronie pracodawcy

Jakie obowiązki dotyczą pracodawców w adaptacji pracy zdalnej? Jakie stosowane będą nowe zasady dla telepracy?

Nowe przepisy Kodeksu pracy z nowymi założeniami pracy zdalnej wejdą w życie 7 kwietnia 2023r. Przepisy te zastąpią dotychczasową telepracę jak i również pracę zdalną stosowaną przez pracodawców na podstawie ustawy COVID-19. U pracodawców, którzy posiadali wewnętrzne regulacje lub indywidualne porozumienia z pracownikami w sprawie formy telepracy będą zobowiązani do dostosowania tychże regulacji do nowych przepisów.

Praca zdalna według definicji zawartej w Kodeksie pracy jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania. Powinna się ona odbywać z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo (hybrydowo) jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym dni pracy zdalnej i stacjonarnej nie muszą być regularne i z góry ustalone.

Zakres stosowania pracy zdalnej będzie szerszy niż telepracy, przede wszystkim z uwagi na brak wymogu świadczenia pracy w tej formie regularnie oraz brak konieczności przekazywania pracodawcy wyników pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Praca zdalna będzie mogła bowiem być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co oznacza nie tylko środki komunikacji elektronicznej, ale także np. telefon, fax, komunikatory internetowe, a nawet bez użycia takich środków (np. analiza dokumentów).

Rodzaje pracy zdalnej

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Ogólna praca zdalna wraz z telepracą będzie świadczona z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika po uzgodnieniu przez obie strony takiej formy świadczenia pracy. W określonych przypadkach pracodawca będzie uprawniony do wydania pracownikowi polecenia pracy zdalnej. Dopuszczalność wydania danego polecenia zaistnieje:

w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Zgodnie z sądowym orzecznictwem (m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 19 listopada 2019r., III APa 15/19) za siłę wyższą uznaje się wyłącznie zdarzenie charakteryzujące się następującymi cechami: zewnętrznością, niemożliwością jego przewidzenia oraz niemożliwością zapobieżenia jego skutkom. Zdarzenie jest zewnętrzne wówczas, gdy następuje poza strukturą przedsiębiorstwa. Niemożliwość przewidzenia, że dane zdarzenie nastąpi, należy pojmować jako jego nadzwyczajność i nagłość. Niemożliwość zapobiegnięcia skutkom zdarzenia jest tłumaczona jako jego przemożność, a więc niezdolność do odparcia nadchodzącego niebezpieczeństwa. W konsekwencji za przejawy siły wyższej uznaje się katastrofalne zjawiska wywołane działaniem sił natury, np. powodzie, huragany, pożary lasów.

Dla przykładu: Za siłę wyższą nie uznaje się remontu siedziby firmy.

Polecenie pracy zdalnej powinno określać pewne zasady:

pokrywanie przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
ustalanie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej;
porozumiewanie się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Praca zdalna okazjonalna

Polecenie pracodawcy wykonywania pracy zdalnej może być wydane wyłącznie z obiektywnych (przypadkowych) przyczyn niezależnych od pracodawcy i tylko na określony czas. Aby pracodawca zlecił pracę zdalną, pracownik musi poinformować (w formie papierowej lub elektronicznej) bezpośrednio przed wysłaniem polecenia, że posiada umiejętności i warunki techniczne do wykonywania tej pracy. Dopiero wniosek pracownika pozwala pracodawcy na wydanie takiego polecenia. Jednocześnie należy zauważyć, że pracownik dokonuje oceny warunków miejscowych i technicznych, w związku z czym pracodawca nie może ich kontrolować ani kwestionować. Jeżeli pracownik nie złoży w/w zawiadomienia Pracodawca nie ma podstaw prawnych do zlecenia pracy zdalnej.

Pracodawca może w każdej chwili odwołać polecenie pracy zdalnej (np. jeśli uzna, że ustała przyczyna polecenia). Cofnięcie nakazu telepracy oznacza, podobnie jak dotychczas obowiązujące przepisy, że telepracownik musi wrócić do pracy na dotychczasowych zasadach i do dawnego zakładu pracy. Pracodawca musi uzgodnić z pracownikiem, biorąc pod uwagę aktualne zdalne miejsce pracy (np. odległość od miejsca pracy), czas, w którym pracownik wróci do pracy w tradycyjnej formie. Pracodawca może odwołać uzgodnienie pracy zdalnej z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. Należy zauważyć, że termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia (§ 111 § 1 k.c.). Jeżeli jednak zdarzeniem jest początek terminu oznaczonego w dniach, przy obliczaniu daty nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie to nastąpiło. W praktyce więc za termin powiadomienia o anulowaniu polecenia pracownika nie uznaje się dnia, w którym pracodawca anulował polecenie pracy zdalnej.

Ważne: Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku zmiany lokalizacji i warunków technicznych, która uniemożliwia kontynuację pracy zdalnej, pracownik musi poinformować o tym pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie anuluje polecenie pracy zdalnej. Tylko pracownik może zainicjować dorywczą pracę zdalną. Czas trwania takiej pracy jest ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym. Przykładem okazjonalnego korzystania z możliwości pracy zdalnej może być konieczność sprawowania opieki nad członkiem rodziny wymagającym pilnej opieki lub konieczność wyjazdu w inne miejsce (poza stałe miejsce pracy) w celu załatwienia spraw osobistych. umożliwia również pracę zdalną. Wniosek pracownika o pracę zdalną nie wiąże pracodawcy. Pracodawca może odmówić jej rozpatrzenia. Przepis nie wyłącza możliwości okresowego zlecenia pracy zdalnej pracownikowi, który już częściowo pracuje zdalnie (na zasadach ogólnych).

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się:

ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie. Jeśli więc pracodawca dopuszcza stosowanie w swojej firmie jedynie okazjonalnej pracy zdalnej, nie musi zawierać porozumienia ani wydawać regulaminu pracy zdalnej,
przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika,
obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy,
wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.

Praca zdalna rodziców oraz opiekunów osób niepełnosprawnych

Pracodawca może dobrowolnie zwrócić bezpośrednie wydatki pracownika wykonującego pracę zdalną, chociaż nie ma takiego prawnego obowiązku. W takim przypadku takie wydatki nie stanowią dochodu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym (TÜS § 6725). Żądanie pracownika wykonywania pracy zdalnej co do zasady nie zobowiązuje pracodawcy, z wyjątkiem wymagań kobiet w ciąży, pracowników wychowujących dzieci do lat oraz pracowników wymienionych w ust. § 1 21 ust. 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, tj.:

pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. z 2020 r. poz. 1329), to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach Prawa oświatowego (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082 z poźn. zm.).

Ponadto pracownicy opiekujący się inną bliską osobą lub inną osobą należącą do tego samego gospodarstwa domowego, która posiada orzeczenie o niezdolności do pracy lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, mogą ubiegać się o obowiązkowy wniosek o pracę zdalną.

Pracodawca może odrzucić takie wnioski. pracownikom tylko wtedy, gdy nie jest to możliwe do uwzględnienia ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika i musi poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej o przyczynie odmowy przyjęcia wniosku w terminie 7 dni roboczych od od dnia złożenia wniosku pracownika.

Wprowadzenie pracy zdalnej

Zasady pracy zdalnej określa pracodawca w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą a zakładowym związkiem zawodowym, regulaminie lub w umowie pracownika.

Jeżeli u konkretnego pracodawcy działają związki zawodowe, warunki pracy zdalnej muszą być określone w umowie między pracodawcą a zakładowym związkiem zawodowym. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jeden związek zawodowy – zgodnie z porozumieniem między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli jednak nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi związkami zakładowymi, pracodawca jest zobowiązany do uzgodnienia treści porozumienia tylko z reprezentatywnymi organizacjami, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Regulamin pracy zdalnej

Jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia przez pracodawcę projektu umowy nie doszło do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi, pracodawca musi samodzielnie określić w regulaminie warunki korzystania z pracy zdalnej, uwzględniając zawarte z pracodawcą porozumienie. zakładowe związki zawodowe podczas negocjowania kontraktów. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają spółki, pracodawca musi określić warunki korzystania z pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wybranymi według metody stosowanej przez danego pracodawcę. W celu zapoznania się z treścią regulaminu nie trzeba pytać przedstawiciela pracownika o zgodę na treść regulaminu, wystarczy zapoznać się z jego treścią iw miarę możliwości rozpatrzyć roszczenia. akceptowane przez pracodawcę. Dokładnie

W porozumieniu oraz regulaminie należy określić w szczególności:

grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (dotyczyć to będzie tylko porozumienia z zakładową organizacją związkową lub regulaminu);
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Praca zdana bez wymaganych wewnętrznych regulacji

Pracodawca musi przedstawić zasadę w regulaminie i poinformować o tym w uzgodniony przez pracodawcę sposób (np. wysłanie e-maila do wszystkich pracowników, opublikowanie treści regulaminu w innych kanałach komunikacji firmy, np. intranecie). Jeżeli pracodawca wcześniej stosował regulamin pracy zdalnej, może on zostać odwołany zgodnie z postanowieniami tego rozporządzenia. Regulamin może być stosowany po zgłoszeniu Praca zdalna jest dozwolona nawet w przypadku braku zawarcia umowy lub wydania w/w regulaminu. Zasady pracy zdalnej są wówczas określone w umowie z pracownikiem. W indywidualnym porozumieniu z pracownikiem należy odnotować wszystkie kwestie, które są zapisane w umowie ze związkami zawodowymi oraz zasady pracy zdalnej. Jeżeli pracodawca nie zawrze umowy lub nie wyda regulaminu, musi określić zasady pracy zdalnej w umowie o pracę zdalną lub w umowie zawartej bezpośrednio z pracownikiem.

Uzgodnienie stron stosunku pracy w sprawie wykonywania pracy zdalnej

Poza zawarciem umowy czy określeniem zasad pracy zdalnej, praca zdalna zazwyczaj wymaga zgody stron umowy o pracę. Porozumienie takie może powstać w trakcie zawierania umowy o pracę lub w trakcie trwania stosunku pracy. Umowa o zmianie dotychczasowej formy pracy na pracę zdalną może zostać zawarta w formie papierowej lub elektronicznej z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. W praktyce zakres takiej umowy powinien obejmować samą pracę zdalną, określenie, czy jest to telepraca częściowa, czy pełna, oraz miejsce wykonywania pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia innych aspektów pracy zdalnej, które są istotne dla stron stosunku pracy, o ile nie stoją one w sprzeczności z przepisami prawa pracy. Zmiana formy pracy na pracę zdalną nie dotyczy zleceń pracy zdalnej ani pracy dorywczej.

Telepraca i praca zdalna na podstawie ustawy covidowej – zmiana formy zatrudnienia

Przepisy Prawa pracy dotyczące pracy zdalnej wygasną 7 kwietnia 2023 roku. Z warunków korzystania z pracy zdalnej określonych w umowie lub regulaminie można korzystać maksymalnie przez 6 miesięcy od wejścia w życie zmiany, tj. do 07.10.2023. Do tej pory możliwa jest również praca zdalna na podstawie wniosku pracownika o pracę zdalną. Pracownicy pracujący zdalnie w momencie wejścia w życie rozporządzenia mogą więc pracować zdalnie maksymalnie przez 6 miesięcy po zniesieniu rozporządzenia o pracy zdalnej. Jeżeli strony zdecydują, że stosunek pracy będzie kontynuowany w formie pracy zdalnej, muszą zawrzeć w umowie o pracę aneks dotyczący odwołania regulaminu pracy zdalnej oraz uzgodnić zmianę formy pracy na pracę zdalną. Należy pamiętać, że chociaż telepracownicy mogą pracować na dotychczasowych zasadach w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie rozporządzenia o telepracy, to pracodawca nie może zawierać z pracownikami nowych umów o telepracę. W związku z tym pracodawca, który planuje zatrudnić nowych pracowników zdalnie po 7 kwietnia 2023 r., musi dostosować regulamin wewnętrzny do warunków telepracy do dnia wejścia w życie przepisów o telepracy. W przeciwnym razie po 7 kwietnia 2023 r. pracodawca musi określić w umowie zawartej z pracownikiem wszystkie okoliczności, które mają związek z umową o pracę w stosunku pracy, przy przyjęciu pracownika do stosunku pracy na odległość lub zmianie formy stosunku pracy pracownika do formy zdalnej po tym terminie. zgodnie z umową i regulaminem pracy zdalnej. w dniu 7 kwietnia br. Podstawa wykonywania pracy zdalnej określona w §. § 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, zwalczaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji zagrożenia. W związku z tym, jeśli sytuacja zagrożenia epidemicznego nadal obowiązuje, a pracodawca chce, aby pracownicy kontynuowali pracę zdalną w związku z sytuacją epidemiczną, musi zgodnie z nowym zarządzeniem wydać pracownikom polecenia pracy zdalnej w odpowiednim dniu. Trzeba pamiętać, że wysłanie takiego zlecenia jest możliwe tylko wtedy, gdy pracownik bezpośrednio przed wysłaniem zlecenia potwierdzi w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada środki i warunki techniczne do wykonania takiej pracy.

Źródło:

inforlex.pl, Ewa Łukasik Wprowadzenie pracy zdalnej – obowiązki pracodawcy