Pełna księgowość i mała księgowość - jakie są różnice?

Podczas zakładania firmy należy przeanalizować informacje związane z księgowością oraz rachunkowością przedsiębiorstwa. Przede wszystkim ważne jest zastanowienie się w jaki sposób prowadzić księgowość. Rozróżnia się dwa sposoby realizacji księgowości: pełna lub mała (uproszczona) księgowość. Często forma prowadzenia działalności (np. zależnie od  rodzaju spółki) narzuca już konkretny obligatoryjny sposób prowadzenia księgowości firmy. Jeśli jednak można dokonać wyboru rodzaju księgowości warto zapoznać się z informacjami oraz wadami i zaletami poszczególnych sposobów prowadzenia księgowości.

Pełna księgowość

Pełna księgowość jest najbardziej rozbudowaną i dodatkowo skomplikowaną formą rozliczania z przychodów przedsiębiorstwa. Każde zdarzenie musi być odpowiednio ewidencjonowane oraz dokumentowane. Realizacja pełnej księgowości jest skierowana zwykle do firm, które są najbardziej dochodowe oraz obracają wysokimi kwotami w finansach firmy. W celu zminimalizowania wykonywania nieuczciwych operacji finansowych, państwo wymaga transparentności firm. Pomóc ma w tym właśnie prowadzenie pełnej księgowości, która dostarcza przejrzysty obraz sytuacji finansowej nie tylko państwu, ale również samym przedsiębiorcom, aby wspomóc ich w dokonywaniu różnych analiz finansowych ich firm.

Elementy pełnej księgowości:

• dziennik,
• konta księgi głównej,
• konta księgi pomocniczej,
• wykaz pasywów i aktywów,
• zestawienie obrotów i sald księgi głównej,
• zestawienie salt kont pomocniczych.

Pełna księgowość – zalety i wady

Zalety:

• większa dokładność i dbałość o dokumentacje,
• lepsza analiza obrotu pieniędzmi w firmie,
• większa przejrzystość firmy, co pozwala na budowanie zaufania do marki,
• analiza ogólnej kondycji firmy,
• dostęp do większej ilości informacji i danych o firmie.

Wady:

• większe koszty zatrudnienia księgowego lub biura rachunkowego,
• bardziej skomplikowane zasady dokumentacji ewidencji.

Pełna księgowość – kogo obowiązuje

Niektóre firmy, ze względu na formę prowadzenia działalności, przepisowo muszą stosować się do realizacji pełnej księgowości.

Formy prowadzenia działalności w których należy prowadzić pełną księgowość: spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna.

Dodatkowe wytyczne, które obligują do prowadzenia pełnej księgowości:

• gdy jednostka funkcjonuje na zasadach: prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
• w przypadku jednostek oraz zakładów budżetowych, funduszy celowych,
• pełna księgowość musi być realizowana również przez samorządy, a zatem gminy, powiaty, województwa oraz ich związki,
• w przypadku osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych (w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej),
• w przypadku jednostek działających na podstawie otrzymanych dotacji lub subwencji.

Jeśli firma nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, a chciałaby skorzystać z tej formy zamiast małej księgowości – może ona dokonać tej zmiany po uprzednim powiadomieniu pisemnym naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania przed rozpoczęciem roku podatkowego.

Mała księgowość

            Mała księgowość pozwala uprościć księgowość w firmie. Decydując się na tę formę, firma zamiast prowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR). Prowadzenie KPiR jest mniej skomplikowane dzięki czemu pozwala na zaoszczędzenie od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Mała księgowość wymaga jednak również prowadzenia specjalnej ewidencji:

• wyposażenia,
• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• kart przychodów pracowników,
• sprzedaży (jeśli firma zleciła prowadzenie księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu i jeśli firma uzyskuje przychody nieudokumentowane fakturami lub rachunkami),
• oraz dodatkowe ewidencje (jeśli firma prowadzi działalność w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw np. lombard, musi wprowadzić ewidencję pożyczek i zastaw; jeśli firma prowadzi działalność kantorową musi prowadzić ewidencję kupna i sprzedaży wartości.

Dodatkowo mała księgowość obejmuje rozliczanie ryczałtem oraz kartą podatkową.

Uproszczona – „mała” – księgowość występuje znacznie częściej na rynku. Przeznaczona ona jest dla osób fizycznych, spółek jawnych, partnerskich oraz cywilnych. Aby korzystać z małej księgowości roczny przychód nie może przekraczać wartości 2mln EUR (w przeliczeniu na złotówki). Limit 2mln EUR przelicza się na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy o rachunkowości (a także zgodnie z art. 24a ust. 6 ustawy o PIT) na polską walutę według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. Osiągnięcie więc lub przekroczenie w 2022r. ustalonej granicy kwoty (na podstawie średniej kursu z dnia 3października 2022r. – 4,8272zł) 9 654 400zł oznacza obowiązek prowadzenia od 1 stycznia 2023r. pełnej księgowości. Również jeśli firma do tej pory prowadziła pełną księgowość, a jej przychody spadły poniżej ustalonego progu, może ona przejść na uproszczoną księgowość.

Mała księgowość – zalety i wady

Zalety:

• małe koszty związane z prowadzeniem małej księgowości,
• łatwiejsza forma prowadzenia księgowości.

Wady:

• mniejsze możliwości w kwestii analiz firmy,
• wymagana jest od przedsiębiorcy znajomość zasad rachunkowych i regulacji prawnych, gdyż często to on ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy w zdarzeniach gospodarczych.

JPK VAT

JPK VAT z deklaracją jest dokumentem elektronicznym, który składa się z dwóch części. Obejmuje ewidencję VAT (informacja o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT przedsiębiorcy za dany okres) oraz deklarację VAT (deklarację VAT-7 i VAT-7K). Od stycznia 2018 roku każda firma (niezależnie od wielkości i formy prowadzenia księgowości) co miesiąc musi przesyłać JPK VAT do Ministerstwa Finansów.

Prowadzenie małej księgowości jest prostsze, szybsze oraz mniej skomplikowane – jednak nie daje ono pełnego zobrazowania sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Mała księgowość może być dobrym wyborem dla małych przedsiębiorstw, które nie realizują zbyt dużej ilości transakcji. Jeśli w firmie występuje zapotrzebowanie na pełną analizę przebiegu finansów oraz płynne ich monitorowanie należy zdecydować się na prowadzenie pełnej księgowości firmy.

Źródła

1. businessinsider.com.pl, artykuł Mała księgowość – co to jest, kto może ją prowadzić oraz czy jest opłacalna?, [dostęp 19.01.2023]

     2. ksiegowosc.infor.pl, artykuł Pełna księgowość 2023 – limit przychodów dla ksiąg rachunkowych, [dostęp 19.01.2023]