Od pierwszej analizy do regularnych rozliczeń — każdy etap ma określony zakres, odpowiedzialność i termin.
Zbieramy informacje o formie prawnej, podatkach, zatrudnieniu, liczbie dokumentów, rachunkach bankowych, transakcjach zagranicznych, projektach oraz oczekiwanym raportowaniu. Przy zmianie biura analizujemy też stan przekazywanych danych.
Przedstawiamy zakres obsługi i wycenę. W umowie określamy odpowiedzialności, terminy, sposób kontaktu, zasady przekazywania dokumentów oraz czynności dodatkowo płatne, jeżeli wystąpią.
Tworzymy lub konfigurujemy firmę w systemie, wprowadzamy dane początkowe, uzgadniamy salda i ustalamy dostęp klientów. W razie potrzeby przygotowujemy listę braków, korekt lub prac porządkowych.
Dokumenty są przekazywane w ustalonym terminie — standardowo do 5. dnia miesiąca, o ile umowa nie przewiduje inaczej. Po zaksięgowaniu informujemy o podatkach, ZUS i innych wymaganych działaniach.
Dokładna lista zależy od formy księgowości i momentu przejęcia. Poniższy zakres stanowi praktyczny punkt wyjścia.
Dokumenty powinny być przekazywane regularnie i w jednym uzgodnionym kanale. Mieszanie wiadomości e-mail, komunikatorów i papierowych załączników utrudnia kontrolę kompletności oraz wydłuża rozliczenie.
Dlatego na początku współpracy ustalamy jeden podstawowy obieg oraz osoby odpowiedzialne po obu stronach.
Nie. Najpierw można ustalić możliwy termin i zakres przejęcia. Dopiero po sprawdzeniu warunków obecnej umowy warto zaplanować wypowiedzenie i przekazanie dokumentacji.
Możemy przygotować listę dokumentów i uczestniczyć w procesie przejęcia. Zakres bezpośredniego kontaktu zależy od upoważnienia klienta oraz ustaleń pomiędzy stronami.
Przedstawiamy listę rozbieżności i proponowany sposób ich wyjaśnienia. Dodatkowe prace porządkowe są wyceniane odrębnie, zanim zostaną wykonane.
Opisz obecny sposób rozliczeń i preferowany termin. Wskażemy kolejne kroki bez przerywania ciągłości księgowości.
